1. Chức năng
Tham mưu, tổng hợp giúp Hiệu trưởng tổ chức, quản lí và thực hiện các mặt công tác hành chính, phục vụ, thi đua, khen thưởng, cơ sở vật chất, an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ và tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động của nhà trường.
2. Nhiệm vụ
2.1. Tổng hợp, báo cáo, phối hợp thực hiện các hoạt động
- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác; các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiện các nhiệm vụ của Trường theo phân công;
- Tổ chức soạn thảo các văn bản quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công;
- Chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng chủ trì theo phân công;
- Phối hợp xây dựng các văn bản, báo cáo liên quan đến công tác thi đua khen thưởng;
- Lập lịch công tác hàng tuần, phối hợp và điều phối chung hoạt động trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong Trường theo phân công;
- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng;
2.2. Công tác Hành chính - Phục vụ
- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường.
- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, phê duyệt và ban hành.
- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác.
- Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;
- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Phân phối báo chí trong trường.
- Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho các đơn vị thuộc Trường.
- Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ.
- Trích sao, sao y bản chính hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật.
- Cấp giấy giới thiệu đi đường cho cán bộ, công chức-viên chức được cử đi công tác ngoài Trường. Xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường.
- Tổ chức và quản lý tài sản của nhà trường theo đúng quy chế hiện hành. Theo dõi, đánh giá chất lượng các hạng mục công trình, lập kế hoạch xây dựng, tu sửa cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị cho các hoạt động của nhà trường;
- Quản lý và sử dụng đất đai của trường được Nhà nước cấp, giao quyền sử dụng, quản lý, bố trí sử dụng nhà làm việc, giảng đường, hội trường, các công trình khác như sân chơi, bãi tập, đường nội bộ, cảnh quan, vệ sinh môi trường, hệ thống thiết bị điện, nước trong trường.
- Phục vụ phòng học và trang trí, khánh tiết trong các hoạt động.
- Phối hợp tổ chức việc lễ tân và tiếp khách; Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện. Tổ chức gặp mặt đầu xuân hàng năm của CB, GV và NV trong trường
- Phối hợp tổ chức và chủ trì các cuộc thăm viếng trong và ngoài Trường, thực hiện các công việc hiếu, hỷ . . . theo phân công.
- Quản lý và điều hành phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động và công tác của Ban Giám hiệu đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.
2.3. Công tác phục vụ trang thiết bị
- Quản lý và phục vụ toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móc, vật tư phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học.
- Hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác quản lý thiết bị, máy móc, vật tư cho tất cả các đơn vị
- Đề xuất mua sắm thiết bị, vật tư;
- Tổng hợp, báo cáo, tư vấn về tình hình trang thiết bị, máy móc.
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy định sử dụng tài sản, thiết bị của các đơn vị, đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các trang thiết bị để có kế hoạch mua sắm, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí.
- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa và tổ chức thực hiện việc phục vụ trang thiết bị theo yêu cầu của các đơn vị và bảo dưỡng máy móc thiết bị theo chế độ quy định.
- Đảm bảo hệ thống mạng, hệ thống máy chủ, website và các phần mềm dùng chung hoạt động tốt.
2.4. Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn cơ sở vật chất
- Nắm chắc tình hình an ninh trật tự, phối hợp xây dựng các phương án, kế hoạch bảo vệ an toàn Nhà trường và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người và phương tiện ra vào Trường theo quy định. Ghi chép vào sổ trực ban đầy đủ theo quy định.
- Phối hợp kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành kỷ luật lao động, nội quy, quy định về công tác bảo vệ an toàn, phòng chống cháy nổ và nếp sống văn minh trong Trường.
- Lập biên bản, bắt giữ người phạm tội quả tang xâm phạm an ninh, tài sản và trật tự trong Trường, trình báo và dẫn giải đến cơ quan công an gần nhất để xử lý theo quy định của pháp luật.
- Phát hiện và tham gia truy bắt những kẻ lưu manh, trộm cắp và những người có những hành vi vi phạm an ninh trật tự trong Trường hoặc ở ngoài lẩn trốn trong khuôn viên Trường.
2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao
3. Quyền hạn của Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp
- Thừa lệnh Hiệu trưởng thông báo, theo dõi thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong Trường; an toàn tài sản, phòng chống cháy nổ;
- Hướng dẫn, kiểm tra tình hình sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị tại các đơn vị trong toàn trường;
- Ký Lệnh điều xe, Giấy giới thiệu liên quan đến công tác hành chính và một số văn bản khác khi được Hiệu trưởng ủy quyền;
- Ký trích sao, sao y bản chính hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật;
- Ký các văn bản trong nội bộ trường trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của phòng;
- Ký xác nhận Giấy đi đường cho cán bộ trong phòng và khách đến làm việc với Nhà trường.
- Được ủy quyền cho Cấp phó ký thay những văn bản được Hiệu trưởng ủy quyền.
- Quản lí cán bộ, nhân viên của phòng thực hiện tốt quyền hạn và trách nhiệm viên chức theo quy định hiện hành.